Wat ga je doen als Managementassistent Facilitair Bedrijf & Huisvesting
Als Managementassistent bij de dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting van Hogeschool Leiden ben jij de vertrouwde steun en toeverlaat van de directeur én een bekend gezicht binnen de afdeling. Dankzij jouw betrokkenheid en organisatietalent loopt de dagelijkse gang van zaken soepel door.
Je beheert de agenda van de directeur met een scherp oog voor wat écht aandacht vraagt en welke belangen spelen. Je organiseert overleggen efficiënt en zorgt dat besluiten en acties helder worden vastgelegd én opgevolgd. In een omgeving waar veel tegelijk speelt, houd jij het overzicht en denk je vooruit. Zo kijk je bijvoorbeeld vooruit in de agenda, regelt alvast een locatie voor een bijeenkomst of zorgt dat de juiste stukken op tijd beschikbaar zijn. Daarmee neem je werk uit handen en creëer je rust voor de directeur. Collega’s weten je makkelijk te vinden en jij staat klaar om te helpen. Tegelijkertijd weet je ook wanneer je moet sturen op prioriteit en duidelijkheid.
Jouw werkzaamheden:
- beheren en prioriteren van de agenda van de directeur;
- voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, intern en extern;
- notuleren van overleggen en zorgen voor heldere verslaglegging en actiepunten;
- beheren en structureren van (project)documentatie binnen de dienst;
- onderhouden van de SharePointpagina’s van Facilitair Bedrijf & Huisvesting;
- aanspreekpunt zijn voor teamleden en interne contacten;
- ondersteunen bij de planning en opvolging van afdelingsbrede acties en projecten.