Exp centra – Administratief Shared Service Centre (ASSC) – Universiteit Leiden – Leiden

Jobid=0b4903bb653a (0.0212)

Exp centra – Administratief Shared Service Centre (ASSC) Beschrijving van de vacature Exp centra – Administratief Shared Service Centre (ASSC) Vacature ID: 16540 Functie categorie: Niet-wetenschappelijke functies Aanstellingsomvang in uren min: 32 Aanstellingsomvang in uren max: 38 Standplaats: Leiden Sluitingsdatum: 19 mei 2026

Het ASSC Servicepunt is hét eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers van de Universiteit. Wij helpen collega’s op weg in onze HR‑ en financiële processen en maken hun werk makkelijker met heldere informatie en goede ondersteuning. Wil jij als Teamleider een sleutelrol spelen in de verdere professionalisering van deze dienstverlening?

Dit ga je doen

Het Servicepunt bestaat uit één team met twee clusters: het Servicepunt Financieel en het Servicepunt Personeel. Beide clusters vormen het eerste aanspreekpunt voor medewerkers van de Universiteit. Het cluster Financieel geeft informatie over financiële processen, ondersteunt gebruikers bij het indienen van aanvragen en bij het vinden van de juiste route in de systemen. Het cluster Personeel beantwoordt vragen op HR-administratief vlak. Het team verzorgt daarnaast duidelijke en actuele content op het gebied van financiële en HR‑administratie om de zelfredzaamheid van gebruikers te vergroten.

Je bent verantwoordelijk voor het aansturen van ongeveer 10 medewerkers binnen de clusters en het plannen en organiseren van de werkzaamheden. Je geeft inhoudelijke ondersteuning en doet voorstellen voor procesoptimalisaties. Verder coördineer en bewaak je de realisatie van het relevante deel van het afdelingsplan.

In januari is de universiteit overgegaan naar AFAS als nieuwe ERP-omgeving. Momenteel leidt dit tot veel vragen en nieuwe werkwijzen. Als teamleider begeleid jij je team in deze verandering en geef je richting aan doorontwikkeling van processen en dienstverlening. Dit doe je zowel procesmatig als inhoudelijk, met oog voor de mens. Je zorgt hiermee voor versteviging op inhoudelijk vlak en gezamenlijke professionalisering. Je staat midden in het team.

Concreet houd je je bezig met het volgende:

• Overzicht houden en ondersteuning bieden, zowel inhoudelijk, procesmatig als op het menselijke vlak.
• Signaleren en initiëren van verbeteringen in inhoud, processen en systemen, samen met het team.
• Contact onderhouden met stakeholders en in samenwerking met teamleden en collega’s zorgen voor vernieuwing in kennis, systemen en producten.
• Richting geven aan de toekomst en het behalen van gezamenlijke doelen. Dit doe je door het organiseren van team- en werkoverleggen en report-out naar stakeholders, inclusief het afdelingshoofd.
• Input leveren aan het afdelingshoofd en het voeren van de periodieke gesprekken met teamleden over resultaat, ontwikkeling en welzijn (GROW).

Hier ga je werken

Als medewerker van het Administratief Shared Service Centre (ASSC) bied je ondersteuning aan alle medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden. Het ASSC is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom de financiële en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen, de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid. Wij zijn de professionals! Samen met ongeveer 135 collega’s leveren we met plezier duurzame service- & dienstverlening, zodat we optimale klantbeleving creëren en onze universiteit kan floreren op Onderwijs & Onderzoek.

Het ASSC bestaat uit de volgende afdelingen:

• Bedrijfsbureau
• Financieel Functioneel Beheer
• Management
• Personeel
• Servicepunt Financieel & Personeel

Binnen het ASSC zijn er veel mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. Er is alle ruimte voor een bij jou en jouw functie passend arrangement met interessante opleidingen en uitdagende trainingen. We vinden het belangrijk dat door bundeling van ieders talenten, achtergronden en ervaringen een bijdrage wordt geleverd aan de verdere ontwikkeling van het ASSC.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau. De competenties samenwerken, plannen en organiseren, delegeren en organisatie sensitiviteit zijn sterk bij je ontwikkeld.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring en motiveert je teamleden tot samenwerken en het gebruiken van elkaars krachten, wat bijdraagt aan een positieve teamdynamiek.
• Je vindt het leuk om mensen te enthousiasmeren voor vernieuwingen, voor het bereiken van de gezamenlijke doelen, bevordert het keten-denken en ondersteunt je team waar nodig in de operatie.
• Je werkt gedisciplineerd en gestructureerd maar weet andere wegen te bewandelen wanneer de situatie erom vraagt.
• Je zorgt ervoor dat verbeteringen in de processen worden gemaakt en geborgd: iedere dag een stap beter.
• Je spreekt en schrijft goed in het Nederlands en het Engels. Bij voorkeur heb je ervaring met AFAS en vind je het leuk om nieuwe technieken te ontdekken.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten; Een salaris tussen minimaal € 3.546,- en maximaal € 5.538,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 10);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier:

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

In de dagelijkse werkzaamheden krijg je te maken met zeer vertrouwelijke informatie. Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Wij starten te zijner tijd de VOG-aanvraag digitaal voor je op. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG is hier te vinden.

Solliciteren of meer weten?

Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Debby Venema-Bruinsma, hoofd Servicepunt en Bedrijfsbureau:

Sluitingsdatum 19 mei 2026. Je ontvangt uiterlijk twee weken na de sluitingsdatum van de vacature een reactie op je sollicitatie. Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier:

Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.

Solliciteer direct

#J-18808-Ljbffr

Lees hier meer

Deel deze vacature: