Secretaris/Griffier van de Faculteitsraad – Universiteit Leiden – Leiden

  • Leiden

Universiteit Leiden

Secretaris/Griffier van de Faculteitsraad (0,7 fte)
Ben jij geïnteresseerd in het bestuurlijke reilen en zeilen van de universitaire wereld? Wil jij je steen bijdragen aan beleid, bestuur en medezeggenschap in onze faculteit? Zoek je een leuke baan in een gezellig team, met alle ruimte om je te ontwikkelen in het vak van secretaris? Lees dan verder!

Dit ga je doen
Als secretaris/griffier bij de afdeling Bestuursondersteuning van de Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW) werk je in het hart van de bestuurlijke beleids- en besluitvorming van de faculteit. In een klein, hecht team van drie secretarissen en drie managementassistenten zorgen we er samen voor dat overleggen en informatiestromen soepel verlopen. Daarnaast word je regelmatig ingezet voor grotere en kleine projecten die bij ons team terechtkomen.

Als griffier van de faculteitsraad (FR) ben je het aanspreekpunt en adviseur voor het bestuur én de faculteitsraad over alles wat de medezeggenschap betreft. Je organiseert het onderlinge overleg, zorgt voor de verkiezingen, vergoedingen, agendavorming en verslaglegging. Verder stem je inhoudelijk en procedureel af met de directe belanghebbenden, zoals de voorzitter van de FR en de bestuurssecretaris van de faculteit. Samen met de voorzitter treed je op als contactpersoon voor de Faculteitsraad.

Als secretaris:

  • Organiseren van diverse facultaire overleggen (agenda, stukken, inhoudelijke aansluiting bij andere overleggen) en waar nodig vastleggen van en informeren over besluitvorming;
  • Opstellen en monitoren van de jaaragenda en vergadercycli van het Faculteitsbestuur;
  • Samen met je collega’s bijdragen aan het verder ontwikkelen en beheren van een helder en transparant informatie- en archiefsysteem;
  • Als griffier van de faculteitsraad:

  • Procesmatige en administratieve ondersteuning, zoals het plannen, organiseren en verslagleggen van de vergaderingen van de FR met het Faculteitsbestuur;
  • Inhoudelijke en tactische ondersteuning, zoals het adviseren over de bevoegdheden van de FR en de procedures voor besluitvorming, zoals vastgelegd in de relevante wet- en regelgeving;
  • Bijdragen aan de introductie en ontwikkeling van (nieuwe) leden van de FR, waaronder de organisatie van scholingsdagen;
  • Ondersteunen bij de communicatie van de FR;
  • Hier ga je werken
    De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onze website voor een impressie:

    De afdeling Bestuursondersteuning
    De Faculteit der Sociale wetenschappen wordt als geheel bestuurd door het Faculteitsbestuur. De afdeling Bestuursondersteuning staat onder leiding van de Bestuurssecretaris en bestaat naast drie managementassistentes uit nog twee secretarissen, waarvan 1 de griffier van de FR is (deze vacature). BO ondersteunt het Faculteitsbestuur en draagt zorg voor de voorbereiding en de communicatie over besluitvorming. Hierbij onderhoudt de afdeling nauwe relaties met de andere afdelingen in het faculteitsbureau, de instituten in de faculteit en de centrale afdelingen van de universiteit. Deze vacature is het resultaat van het vertrek van de huidige Secretaris/Griffier.

    Dit breng je mee
    Je:

  • hebt een academisch werkniveau;
  • bent gestructureerd, nauwkeurig en levert kwaliteit;
  • bent integer en professioneel;
  • bent organisatorisch sterk en bestuurlijk sensitief;
  • bent ondernemend, flexibel en stressbestendig;
  • kunt goed schrijven (inclusief verslaglegging), in het Nederlands en het Engels;
  • hebt affiniteit met digitale systemen en procesverbetering;
  • hebt enige ervaring met dit type werkzaamheden op het niveau van een grote, complexe – bij voorkeur universitaire – organisatorische eenheid;
  • Veder is het een pré als je kennis hebt van de wet- en regelgeving van de Wet op het Hoger Onderwijs en Onderzoek (WHW);
  • En tot slot ben je ook gewoon een hele leuke collega, met een beetje gevoel voor humor! Je kunt makkelijk contact leggen en samenwerken met iedereen.
  • Herken je jezelf in het bovenstaande? Misschien voldoe je niet aan alle eisen, maar als je denkt dat dit jouw volgende baan zou kunnen zijn, solliciteer dan vooral!

    Dit bieden we je
    We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

    Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

    Daarnaast bieden we je:

  • Een leuke baan in een gezellig team, met alle ruimte om je te ontwikkelen in het vak van secretaris. Je zit dicht op de bestuurlijke besluitvorming en kunt hierin ook je adviesvaardigheden kwijt.
  • Een arbeidsovereenkomst voor 26,6 uur (0,7 fte) per week voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
  • Een salaris van minimaal € 3.226,- en maximaal € 5.090, – bruto per maand (schaal 9/10, afhankelijk van ervaring) bij een fulltime (38 uur) aanstelling
  • Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
  • Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
  • Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
  • Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
  • Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking (indien van toepassing voor de functie).
  • Dit vinden wij belangrijk
    Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien.

    Lees hier meer

    Deel deze vacature: