Incoming Exchange Coordinator (0.4 fte, periode 1 juli – 28 februari 2025) – Universiteit Leiden – Leiden

  • Leiden

Universiteit Leiden

De Faculteit der Rechtsgeleerdheid, Stafdienst Bedrijfsvoering

Vacaturenummer: 14732

Jaarlijks ontvangt de faculteit ruim 200 exchange studenten vanuit de hele wereld die bij ons vakken komen volgen. Ben jij een ervaren coordinator met hart voor internationaal onderwijs en met sterke administratieve skills? Dan is dit echt iets voor jou! In verband met zwangerschapsverlof van de Incoming Exchange Coordinator zijn we bij het Bureau Internationaal Onderwijs (BIO) op zoek naar een tijdelijke vervanging voor:

Incoming Exchange Coordinator (0.4 fte, periode 1 juli – 28 februari 2025)

Deze functie is ook te combineren met de vacature voor Programma coordinator Law and Digital Technologies (0,4 fte, vacaturenummer: 14733). Geef dan duidelijk in je motivatiebrief aan dat je op een gecombineerde aanstelling solliciteert.

Als Incoming Exchange coordinator ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot ons inkomende uitwisselingsprogramma. De functie en je werkomgeving binnen Leiden Law School zijn sterk internationaal georiënteerd.

Tot je werkzaamheden behoren o.a:

  • Je bent aanspreekpunt voor inkomende exchange studenten ; je draait ook inloopspreekuren
  • Je bent aanspreekpunt voor onze buitenlandse partners en informeert hen over onze nominatie- en aanmeldingsprocedures
  • Goedkeuring nominaties partners
  • Je bent verantwoordelijk voor de inschrijving voor vakken en tentamens van inkomende exchange studenten
  • Je verricht administratieve werkzaamheden rondom inkomende exchange (opstellen en ondertekenen van verklaringen, learning agreements etc ) en doet voorstellen ter optimalisatie van deze processen;
  • Uitsturen van enquêtes
  • Je organiseert gedurende het jaar verschillende evenementen (inclusief Q&A sessies) en bent mede verantwoordelijk voor de promotie, werving en uitvoer van het uitwisselingsprogramma (samen met de uitgaande exchange coordinator)
  • Je bent verantwoordelijk voor de inhoud van het facultaire gedeelte op de website over inkomende studentenuitwisseling
  • Je vertegenwoordigt de faculteit in projectgroepen, en universitaire en interfacultaire overleggen
  • Je organiseert samen met de uitgaande exchange coordinator 2 x per jaar de facultaire introductieochtend.
  • Je vervangt/ondersteunt de uitgaande exchange coordinator waar nodig
  • Wat vragen wij?

  • Je hebt minimaal een HBO/Academische opleiding, bij voorkeur Rechten.
  • Sterke administratieve vaardigheden.
  • Uitstekende beheersing van de Engelse taal (mondeling en schriftelijk), goede beheersing van het Nederlands is een pre.
  • Hands-on mentaliteit, kan goed organiseren, flexibel en zelfstandig.
  • Stressbestendig.
  • Ervaring in een soortgelijke functie.
  • Bij voorkeur ervaring met uSis.
  • Aantoonbaar internationaal georiënteerd.
  • Goede communicatieve en presentatie vaardigheden.
  • Dienstverlenende houding, aantoonbare organisatorische vaardigheden en pro-actief, accuraat en flexibel en een prettige collega.
  • Wij bieden
    Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 juli – 28 februari 2025 (zwangerschapsverlofvervanging)
    Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €3377,- en maximaal € 4640,- per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 9).

    Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Hybride werken behoort tot de mogelijkheden.

    De onderwijsorganisatie van de faculteit is volop in ontwikkeling. Verder professionaliseren van de dienstverlening en optimalisatie en harmonisatie van onderwijs logistieke processen maken daar onderdeel van uit. In onze complexe organisatie is dat een spannend en uitdagend proces.

    Lees hier meer

    Deel deze vacature: