Ervaren en energieke management assistent Stafbureau – Universiteit Leiden – Leiden

  • Leiden

Universiteit Leiden

Ervaren en energieke managementassistent Stafbureau (1.0 fte)

De collega die wij zoeken vindt het leuk om de Strategisch Secretaris, de Vice-rector Organisatieontwikkeling en het Stafbureau in brede zin in de dagelijkse activiteiten te ondersteunen en voor hen het werk zo efficiënt mogelijk te maken. Ben je een geboren ondersteuner die affiniteit heeft met de Universiteit Leiden? Ben je flexibel en heb je een gezond gevoel voor humor? Dan zien wij graag je sollicitatie tegemoet!

Het Stafbureau
Het Stafbureau is onderdeel van het Bestuursbureau. Het secretariaat is onderdeel van deze directie. Samen met de secretaresse van Juridische Zaken (JZ) vorm je een duo, gezamenlijk verantwoordelijk voor optimale ondersteuning.

Werkzaamheden

  • Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor de optimale ondersteuning van de Strategisch Secretaris en Vice-rector Organisatieontwikkeling.
  • Je volgt de ontwikkelingen in de bestuurlijke organisatie en attendeert de Strategisch Secretaris en Vice-rector Organisatieontwikkeling op ontwikkelingen en zaken die (persoonlijke) aandacht vragen.
  • Je draagt zorg voor het beheer van de complexe agenda’s van de Strategisch Secretaris en Vice-rector Organisatieontwikkeling. Je regelt interne en externe afspraken, stelt prioriteiten en levert daarmee een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning.
  • De managementassistent zorgt ervoor dat de Strategisch Secretaris en Vice-rector Organisatieontwikkeling tijdig over de juiste stukken voor vergaderingen beschikken.
  • Ook ben je verantwoordelijk voor het mailboxbeheer en zet je acties door naar de desbetreffende beleidsdirecties.
  • Je kent je weg in de organisatie en weet waar je de juiste informatie kunt vinden. Je legt verband tussen inkomende berichten in de mailbox en de ontwikkelingen binnen het werkveld van de Strategisch Secretaris en Vice-rector Organisatieontwikkeling. Je weet wat er speelt, anticipeert daarop en neemt actie.
  • Verder registreer en behandel je inkomende en uitgaande correspondentie, bewaak je de termijnen en zorg je voor archivering en dossiervorming. Ook verricht je taken met betrekking tot personele, facilitaire en ICT- zaken en verwerking van facturen.
  • Daarnaast verricht je een aantal algemene taken binnen het secretariaat. Zo bewaak je samen met je collega’s de kwaliteit en voortgang in processen en procedures binnen het secretariaat, los je problemen op en voer je verbeteringen door.
  • Profiel

  • Je hebt tenminste hbo-niveau en gerichte officemanagementervaring;
  • Je hebt ruime ervaring met ondersteuning op bestuursniveau;
  • Je bent integer en discreet;
  • Je bent in staat om onder hoge (tijds)druk kwaliteit te blijven bieden;
  • Je bent flexibel, kunt goed plannen, coördineren en organiseren.
  • Je werkt zelfstandig en bent resultaatgericht. Daarbij stel je de juiste prioriteiten.
  • Je hebt ervaring met Microsoft 365 en je kunt gemakkelijk nieuwe programma’s onder de knie krijgen. Ervaring met iBabs is een pré.
  • Je hebt uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden, ook in het Engels.
  • Lees hier meer

    Deel deze vacature: